仕事をする上では、常に能力と負荷のバランスを調整することを意識する必要がある。ここでいう「能力」とは、どれだけの時間を抱えている業務のために使うことができるか、という保有時間のことです。通常であれば、1日8時間の労働時間で週5日稼働だとしたらその人の能力は、40時間ということになります。「負荷」とは、これから発生するであろう業務を含めてやらなければならないことをすべてやる場合に必要となる時間のことです。今週やらなければならないと考えている業務を棚卸ししてみて、それぞれの業務にどれだけ時間を要するかを積み上げたら60時間あった場合、その人の今週の負荷は60時間ということになります。40時間の能力に対して60時間の負荷を抱えているので、20時間の負荷オーバーということになります。

能力と負荷のバランスを調整するということは、この20時間の負荷オーバー分を解消する対策を考え、能力＝負荷となるようにするということです。自分の能力と負荷のバランスが、能力＜負荷であれば何時間分の負荷オーバーとなっているのかをまずは認識することです。それを認識できていなければ時間予算管理もできなくなります。